1、工程函件定义

工程函件，是指在建设施工活动中，为了传递通知、要求、提示、证明、批准 、决定等信息，一方主体向另一方发出的以工作联系单、公函、整改单、通知单 等为载体的书面文件形式。函件是建设施工活动中各方沟通的主要方式，也是合 同管理工作的重要内容，合同各方在来往函件中的承诺对各方有同等的约束力 。为此，准确地书写工程函件是从事建筑工程活动的基础，也是合同管理的主要手段。

实践中，工程函件的载体形式主要包括工作联系单、公函、整改单、通知单等，发函主体包括业主、总承包、分包、供应商等参与建设施工的合同各方。鉴 于公司所属项目函件管理的基本情况，本指引中的函件是指公司作为工程总承包 向包括业主、分包、供应商等其他各方发出与回复的工程函件，并主要以工程联系单为例进行示范。

2、工程函件特征

工程函件具有以下特征：

语言简明。从文体方面来看，工程函件具有简洁明快的特点。工程函件的制作与发送并非无的放矢，其目的在于事实的确认、传递某种指示、要求等。尽管几乎所有函件都会对相关事实予以援引，但为了收发双方能够尽快形成共识进而实现函件的目的，事实的描述就必须映射在双方所共同认可的维度之内，因此，工程函件中对于事实的描述多采用“时间+主体+行为+结果”的文体结构，提纲挈领，言简意赅，避免引起收函方的任何歧义。

对象指明。从发函对象来看，工程函件是一种对象确定、指向明确的非公开性工程文件。工程函件是各方就问题、争议、分歧进行有效沟通协调的载体，函发对象与问题的沟通对象有着一致性，发函时可根据问题的特点、合同约定、工程惯例及经验综合考虑，谨慎选择函发对象。例如，遇有业主指定分包施工过程中存在安全隐患，承包商在查实相关问题的基础上，应当立即向责任分包发函指明安全隐患并要求其尽快整改，同时也应抄送业主及监理，厘清我方责任，要求其协助解决。

感情分明。函件的目的在于沟通解决问题，鉴于建筑市场买卖双方地位差异，工程函件在起草时应当感情分明，慎重措辞，以确保函件的沟通效率。在向业主发函 时，应依据充足、要求明确、表述委婉，慎用“责任” 、“承担”、“损失”等词语 ，多使用“原因”、“按照合同应当”、“请”、“以免”、“影响”等，以营造良好的沟通氛围。尤其是涉及索赔时，应采用“先认责，后索赔”的方式，步步为营，分项确认。在向分包发函时，应当在函件中说明责任及损失，并规定严格的整改时限 ，以督促尽快解决问题。

3、工程函件的重要性

3.1 交流工具，沟通桥梁

工程函件是建设施工活动中的基本沟通工具。各方主体主要藉此明确施工内容，以合理部署安排施工计划。众所周知，建筑工程工作量浩大，涉及面广，即便施工进度计划、方案等考虑周密、设计详尽，也不可能完全做到算无遗策。这时，就需要根据现场实际及时向合同各方反馈施工状况，处理施工过程中的突发状况，并对设计方案提出可行的优化建议，以满足施工现场管理的需要，而函件就成为合同各方进行互通有无的首选。

3.2 明确费用，支撑结算

一般而言，建设施工合同与分包合同对施工范围、工期、质量、安全等会做出事无巨细的规定，而工程的对价也是在此基础双方协定。但施工过程千变万 化，一方面，由于勘察、设计、现场环境、政策等多方面主客观原因，实际施工内 容及风险很可能会游离于合同既定范围之外，这些额外成本费用及风险亟需相关方确认；另一方面，补充协议固然是将额外内容纳至主合同范畴的首选，工程项目也不可能“一事一签” ，且补充协议往往需要经过洽商、谈判、评审、签署等一系列流程，这是急如星火的项目现场所等待不起的。为此，我们亟需利用函件将合同外事项予以确认，明确相关的费用及责任，以支撑后续结算，保障公司权益。

3.3 厘清责任，保障权益

某些类型函件是合同约定的相关方权利主张的必要构成事项。譬如，《建设工程施工合同(2017范本)》规定，承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后 28 天内， 向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由，若承包人未按上述要求发送，则面临失权风险。此外，针对施工现场与地勘报告不符、政策文件发生变化、图纸设计存在漏项等突发情况，也需要通过函件与业主、监理进行沟通，厘清我方责任，为后续索赔埋下伏笔。缘此，惟若借助函件积极沟通，才能有助于诚信履约，推动项目维权创效！

4、函件管理注意事项

4.1 事实充分，全面准确

起草、审核函件之前须对相关的事实内容进行全面了解，对事实的起因、将导致的后果以及各个事实之间的关联有全面准确的了解。在起草函件时，对事实的描述需要准确，避免使用不确定的事实，避免编造事实。

4.2 目标明确，有的放矢

发函之前须明确发函的意图和目的，出现在函件中的每个字、每句话原则上都是要为这个目的而服务，避免函件缺乏目的性。同时，在事实的选择上也需要 有针对性，对于实现目的无关的事实，可选择不体现。

4.3 逻辑严密，条例清晰

在起草函件时，需要厘清各个层次之间的关系，避免因果倒置等逻辑上的问题，尽量做到层层递进，脉络明晰。如遇到事实和关系比较复杂的事项，宜分条、分段来描写和论述，可以采用“第一”、“第二” 、“第三”和“首先” 、“其次” 、“最后”词语。

4.4 详略得当，重点突出

写作时要合理安排篇幅，要明确哪些内容是函件的重点，不必面面俱到，尽量短小精悍。

4.5 书面用语，简明扼要

函件起草时需要避免两个极端——过口语化和过渡修饰。工程函件由于专业性强，函件的书写须使用书面语言，注意专业名词的使用；同时在函件中也要避免 过多的修饰性词句，以免显得拖泥带水不够简洁明了。

4.6 明确要求，结尾有力

在函件结尾部分，需要体现我方结论或要求，可以使用“请贵司确认XXX”，“请贵司尽快XXX”，“XXX须由贵司承担”等祈使句明确我方的诉求。

4.7 有礼有节，不卑不亢

函件中要体现出一定的“风度”，函件中需要恰当使用谦辞敬辞，体现礼貌，以便中和函件内容双方可能出现的摩擦。但是，礼貌也需要有分寸，不宜贬低自己或过于谄媚，避免失去对方的尊重。

4.8 着眼全局，拆分目标

注意各单个函件之间的联系，做到前后呼应，至少应做到不前后矛盾。在遇到比较复杂的问题的时，不用刻意追求在一份函件中解决或说明全部问题，可以将某一事项分解成几步，使发函对象容易接受或者减少警惕，最终使关联函件组成一个闭合的链条。

5、函件收发技巧

5.1 来函签收。对于来函，需要制定专人进行签收，除专人外其他人员不宜签收文件。签收时，需要写明签名日期、签收人，特别注意需要注明“仅作签收”，避免发生争议时对方主张我方已经认可。

5.2 对来函中的内容存在异议时，需要及时书面回复，注意合同或函件中规定的时效性。

5.3 发函过程中，须要求对方签收，了解签收人是否取得授权，确认签收时间是否填写完整。同时，合同中对函件送达地址有要求的，需要确认送达地址是否与合同要求一致，如不一致的需要书面确认。

5.4 采用邮寄方式发送函件的，尽量使用邮政特快专递，需要在快递单上面写明收件人公司全称、地址、寄件时间，尤其注意，要完整写明寄件内容，保留好回执单。

5.5 对于对方拒收的情形，可以使用如下方法处理：

5.5.1 利用邮政特快专递等方式寄送，如果发包人拒收快递，可以要求快递公司的工作人员在快件上写上“拒收”字样并加盖快递公司公章，然后快递公司将快件返还给承包人。需要特别注意的是，承包人不要将快件拆封。

5.5.2 如果在合同中明确约定过邮件邮箱的，可以向收件方邮箱发送邮件。

5.5.3 前述方法都无法使用，也可以在公证处进行公证送达。