2.3 索赔的效力及证据固定

2.3.1 工期及费用索赔的程序与时限

工期及费用的索赔权利并非恒久存续，而是受制于一定的程序与时限，一旦脱离程序或逾越时限，索赔人就会陷入失去主动权的困境实践中，法律规范并未对工期及费用索赔的程序与时限明确规定，更多的是承包人与发包人之间的自由博弈。

2.3.1.1 标准合同范本的索赔约定

序号	文件名称	规定内容
1	《建设工程施工合同》 （GF-2013-0201）	19.1 承包人的索赔 根据合同约定，承包人认为有权得到追加付款和（或）延长工期的，应按以下程序向发包人提出索赔： （1）承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后 28 天内，向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由；承包人未在前述 28 天内发出索赔意向通知书的，丧失要求追加付款（或）延长工期的权利； （2）承包人应在发出索赔意向通知书后 28 天内，向监理人正式递交索赔报告；索赔报告应详细说明索赔理由以及要求追加的付款金额和（或）延长的工期，并附必要的记录和证明材料； （3）索赔事件具有持续影响的，承包人应按合理时间间隔继续递交延续索赔通知，说明持续影响的实际情况和记录，列出累计的追加付款金额和（或）工期延长天数； （4）在索赔事件影响结束后 28 天内，承包人应向监理人递交最终索赔报告，说明最终要求索赔的追加付款金额和（或）延长的工期，并附必要的记录和证明材料。
		19.2 对承包人索赔的处理对承包人索赔的处理如下： （1）监理人应在收到索赔报告后 14 天内完成审查并报送发包人。监理人对索赔报告存在异议的，有权要求承包人提交全部原始记录副本； （2）发包人应在监理人收到索赔报告或有关索赔的进一步证明材料后的 28天内，由监理人向承包人出具经发包人签确的索赔处理结果。发包人逾期答复的，则视为认可承包人的索赔要求； （3）承包人接受索赔处理结果的，索赔款项在当期进度款中进行支付；承包人不接受索赔处理结果的，按照第 20 条〔争议解决〕约定处理。
2	FIDIC《施工合同条件》 （1999 版红皮书）	20.1 承包人的索赔 若承包商根据本合同条件的任何条款或参照合同的其他规定，认为他有权获得任何竣工时间的延长和（或）任何附加款项，他应通知工程师，说明引起索赔的事件或情况。该通知应尽快发出，并应不迟于承包商开始注意到，或应该开始注意到，这种事件或情况之后 28 天。 若承包商未能在 28 天内发出索赔通知，竣工时间将不被延长，承包商将无权得到附加款项，并且雇主将被解除有关索赔的一切责任。否则本款以下规定应适用。 承包商还应提交一切与此类事件或情况有关的任何其他通知（若合同要求），以及索赔的详细证明报告。 承包商应在现场或工程师可接受的另一地点保持用以证明任何索赔可能需要的同期记录。工程师在收到根据本款发出的上述通知后，在不必事先承认雇主责任的情况下，监督此类记录的进行，并（或）可指示承包商保持进一步的同期记录。承包商应允许工程师审查所有此类记录，并应向工程师提供复印件（若工程师指示的话）。 在承包商开始注意到，或应该开始注意到，引起索赔的事件或情况之日起42天内，或在承包商可能建议且由工程师批准的此类其他时间内，承包商应向工程师提交一份足够详细的索赔，包括一份完整的证明报告，详细说明索赔的依据以及索赔的工期和（或）索赔的金额。若引起索赔的事件或情况具有连续影响： （a）该全面详细的索赔应被认为是临时的； （b）承包商应该按月提交进一步的临时索赔，说明累计索赔工期和（或）索赔款额，以及工程师可能合理要求的此类进一步的详细报告； （c）在索赔事件所产生的影响结束后的 28 天内（或在承包商可能建议且由工程师批准的此类其他时间内），承包商应提交一份最终索赔报告。 在收到索赔报告或该索赔的任何进一步的详细证明报告后 42 天内（或在工程师可能建议且由承包商批准的此类其他时间内），工程师应表示批准或不批准，不批准时要给予详细的评价。他可能会要求任何必要的进一步的详细报告，但他应在这段时间内就索赔的原则作出反应。 每一份支付证明应将根据相关合同条款应支付并已被合理证实的此类索赔金额纳入其中。若承包商提供的详细报告不足以证明全部的索赔，则承包商仅有权得到已被证实的那部分索赔。 工程师应根据第 3.5 款，表示同意或作出决定：（i）根据第 8.4 款的规定延长竣工时间（在其终止时间之前或之后）（若有的话），以及（或者）（ii）根据合同承包商有权获得的附加款项（如有）。
3	FIDIC《简明合同格式》 （1999 版第 1 版）	10.5 变更和索赔程序 承包商应在指示或产生索赔的事件发生后 28 天内，向雇主提交一份变更和索赔估价的分项构成资料。雇主应检查，并如果可能，商定此估价。在未达成协议的情况下，雇主应确定其估价。

2.3.1.2 标准合同范本的索赔流程

2.3.2 索赔的效力和证据固定

在工程索赔中，证据的充分与否是工程索赔成功的关键，就建设工程索赔而言，一项证据能否作为索赔的依据，要满足以下条件：真实性，应在实施合同过程中确定存在和发生的，完全反映实际情况，能经得住推敲；全面性，应能说明事件的全过程，索赔报告中涉及的索赔理由、事件过程、影响、索赔值等都应有相应证据，不能零乱和支离破碎；关联性，应当能够互相说明，互相具有关联性，不能互相矛盾；及时性，应当及时；具有法律证明效力，应是书面文件，有关记录、协议、纪要必须是双方签署或由业主签字认可。

序号	分类	证明目的	注意问题	项目主责部门/岗位
一	基础文件
1	前期项目审批手续	证明项目是否具备开工条件。	项目部留存国有土地使用权证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证及图纸审查批准文件复印件并做好收发文记录，若发包人前期项目审批手续不全及时发文提出。	技术质量部/项目总工
2	发包人资质文件	避免承发包双方签订的合同效力产生法律瑕疵。	发包人的营业执照、组织机构代码、税务登记证齐全。	技术质量部/项目总工
3	招投标文件	证明双方已经达成一致的事项，是索赔程序、时限、事项的依据，是索赔内容的权利基础。	保留原件。	商务管理部/商务经理
4	合同及补充协议
5	中标通 知书
6	图纸	1.主要包括图纸应发时间、图纸实发时间、图纸接收时间， 通过时间节点的固定， 证明因图纸下发迟延导致的工期延误天数。 2. 根据图纸内容的变化，证明现场变更内容，证明合同价款变更报告。	1.规范收发文记录，时间的准确性、人员签收的有效性。 2.最好以发文带附件形式收发图纸。 3.若过程中连续接收多版图纸，与发包人明确图纸内容，明确记载出图日期及图纸名称。 4. 电子版图纸的收发应通过双方书面确认的电子邮箱、即时通讯工具。	技术质量部/项目总工
7	水文、地质、坐标资料	证明客观事实与招标条件的差异。	留存好发包人提供的水文、地质、坐标资料，过程中发现资料与现场实际不符的，及时发文提出。	技术质量部/项目总工
8	施工现场条件	证明项目是否具备开工条件，进场至施工现场具备施工条件的期间为施工准备期间，不计入施工工期，可提出管理费索赔。	将施工现场条件与合同约定的施工条件进行对比，未达到合同约定的施工条件的，及时发文提出并明确实际具备施工条件的时间， 留存好影像资料。	工程部/生产经理
9	分供、机械合同	主要证明我方分包人员、机械等综合单价。	可选择性优化原合同进而支撑索赔费用。	商务管理部/商务经理
二	政策发文
1	各类政策法规、行政指令、红头文件等	主要证明停工起止时间。	1.记录文件编号。 2.记录发文原地址(主要包括当地建委网站、住建部网站、标办网站、政府官网)，若以公报、报纸形式发文， 注意留存原件。	商务管理部、技术质量部/商务经理、项目总工、项目法律顾问
2	气象资料	主要证明是否达到合同约定的恶劣气候条件标准，进而确定工期顺延起算点。	1.现场记录每日天气情况，制作晴雨表报监理及发包人确认， 对达到合同约定的恶劣气候条件的情况应明文标注。 2.联系当地气象部门，定期收集气象资料。	工程部/生产经理
3	造价信息资料	分析造价信息，参考价格走势等因素策划索赔报告内容。	1.应通过名称、发文单位、文件号、发文日期等内容约定唯一的造价信息依据。 2.定期收集、分析趋势。	商务管理部/商务经理
三	发包人指令
1	初步方案	主要证明方案实际发出时间与方案应发出时间的时差。	1.对初步方案有异议，要及时发文提出。 2.初步方案未及时发出时，应发函催促，并列明对我方的施工影响。	工程部/项目总工
2	开工文件、变更、工程指令单、签证通知单等	主要作为工期顺延起算点、合同价格调整的依据。	1.开工文件主要有开工令/开工通知、开工报告、施工许可证、单位(子单位) 工程质量竣工验收记录、监理记录/会议纪要、合同等。 2.根据发包人发文内容进行相关工作后，应及时与发包人确认工作成果及相关费用并形成书面资料。 3.如对发包人发文有异议应及 时回复并留存发包人签收原件。	技 术 质 量部、 工程部/ 项目总工、生产经理
3	发包人 审批意见	主要作为工期顺延起算点、合同价格调整的依据。	1.确保签字流程符合合同约定，如时效、审批人等，确保审批人具有合法有效授权。 2.核对笔迹，确保是本人签署。 3.若审批意见未能达到合同约定的生效条件时，如应盖章而未盖章，应要求发包人盖章，如发包人拒绝盖章，可作为监理会议纪要、其他发文的附件辅助证明。	技术质量部、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
四	监理文函
1	整改通知单	主要预防反索赔。	1.若对整改通知单内容存在异议，应及时发文明确责任划分。 2.整改完成后应及时进行书面确认。	技术质量部、安全部/生产经理、安全总监
2	监理审批意见	主要作为工期顺延起算点、合同价格调整的依据。	1.确保签字流程符合合同约定，如时效、审批人等，确保审批人具有合法有效授权。 2.核对笔迹，确保是本人签署。 3.对于需发包人认可方可有效的权利行使，若无发包人书面授权许可文件，要取得监理对事实的认可。	技术质量部 、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
3	监理月报	是证明工期、质量乃至造价的强有力客观证明材料。	1.监理月报在施工当期形成， 并考虑监理月报是由相对中立的监理单位制作， 其内容在诉讼、仲裁中获得采信的可能性很大。 2.监理月报一般仅报送质监站及发包人，承包人不易获得。	技术质量部 、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
五	会签资料
1	发包人会议纪要	主要作为工期顺延起算点、合同价格调整、费用索赔的依据。	1.会议纪要收发以发文+附件的形式并做好收发文记录。 2.对会议内容进行现场录音， 若录音条件不成熟，现场记录会议概要并进行现场确认。	技术质量部 、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
2	监理会议纪要	主要作为形象进度、工期顺延起算点、合同价格调整、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等。	1 争取会议纪要的起草权，在定稿之前与监理进行有效沟通。 2.对于争议问题及时发文提出异议。 3.对于单方面证据可作为会议纪要附件进行三方确认， 如周报、日报、现场盘点等。 4.会议纪要加盖骑缝章。	技术质量部 、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
3	涉及其他第三方(含设计、咨询、政府单位)会议纪要	主要证明现场变更、认价、 责任划分等问题。	同上。	技术质量部 、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
4	总分包(含甲指分包、独立分 包)会议纪要	证明发包人原因或甲指分包单位导致的工期延误、质量缺陷、安全责任等。	1.确保会议纪要的起草权，明确分包方特别是甲指分包单位、独立分包单位的责任划分。 2.会议纪要加盖骑缝章。	技术质量部 、工程部、商务管理部/项目总工、生产经理、商务经理
5	验收记录	主要证明工期计算终止时间、质量合格认证。	1.准确记录各分部分项工程的验收时间。 2.确保验收记录中签字人员、验收盖章合法有效。	技术质量部 、工程部/项目总工、生产经理
6	工期进度计划	若合同约定修改工期计划时需得到发包人批准， 则可作为主张发包人同意顺延工期的依据。	监理及发包人签字确认。	技术质量部/项目总工
六	内部管理
1	总承包方进场记录	证明实际进场时间。	1.注意区别进场时间与开工时间， 开工时间以开工令或者合同约定为准。 2.我方进场时，若根据发包人进场通知进场，则保留好进场通知原件，若我方根据前期投标承诺进场，则及时向发包人发文进行进场申请。	技术质量部/项目总工
2	周报、月报、日报	主要作为形象进度、工期顺延起算点、合同价格调整、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等。	1.单方面内部资料难以支撑我方索赔请求， 需第三方进行认证， 如将周报、月报、日报作为监理会议纪要附件提交发包人确认， 或者定期将月报、周报、日报发送至合同约定的文件接收邮箱。 2.注意月报、周报、日报内容，向发包人报送时排除对我方不利的描述。	技术质量部、工程部、安全部/项目总工、生产经理、安全总监
3	施工组织设计	证明现场施工部署、资源配置、计划管理、平面布置及施工重难点。	确保签字、盖章等真实，留存好原件。	工程部/项目总工
4	承包人施工记录	主要作为形象进度、合同价格调整、费用索赔的依据。如： 人员数量、机械数量、责任划分等。	确保签字、盖章等真实，留存好原件， 作为检验检测报告的附件。	工程部/项目总工
5	现场形象盘点	主要作为形象进度、节点工期、费用索赔的依据。如：人员数量、机械数量、责任划分等。	与发包人提前沟通，注意留存好相关签字确认资料原件。	技术质量部、工程部/项目总工、生产经理
6	现场人员、机械盘点	证明人员数量、机械数量， 作为费用索赔的支撑资料。	1.现场进行盘点时，特别是在停工期间的现场盘点， 确保与监理、发包人三方共同进行盘点，盘点后三方进行签字确认，并留存影像资料。若发包人不参与盘点， 应确保监理方参加并进行确认。 2.对于盘点结果应在监理会议纪要或者往来文函中进行再次确认(主要针对发包人不参与现场盘点的情形)。 3.进行现场盘点时应注意提前策划， 防止我方利益受损。	技术质量部 、工程部、商务管理部、安全部/项目总工、生产经理、商务经理、安全总监
7	分包进场记录、安全交底、班前教育	证明人员数量，作为费用索赔的支撑资料。	1.确保签字、盖章等真实，留存好原件。 2.门禁系统打卡记录按月导出，留存好原始数据。	安全部/安全总监
8	人员花名册(门禁系统打卡记录)	证明人员进场时间及人工数量， 为费用索赔提供依据。	按期收集整理， 确保人员花名册、门禁系统导出的名单完整有效。	安全部/安全总监
9	材料进场记录	证明现场材料的投入数量， 作为费用索赔的支撑资料。	1.要确保监理在进场记录上签字确认。 2.留存好原件，留存影像资料作为辅证。	物资管理部/物资工程师
10	管理人员考勤记录	证明管理人员数量及管理费。	1.及时更新项目部管理人员考勤记录表。 2.工资银行流水、薪酬文件。	综合办公室/资料员
11	工资发放记录
12	塔吊安装检测报告及使用登记	证明机械数量、形象进度， 作为费用索赔的支撑资料。	确保签字、盖章等真实，留存好原件。	安全部/安全总监
七	电子资料
1	即时通讯(如qq、微信)聊天记录、短信	根据具体内容， 证明相关事实。	注意留存完整的原始聊天记录，若涉诉则需以公证方式明确对方的真实身份。	资料涉及部门
2	电子邮件		确保电子邮箱地址经过双方确认认可(可在合同内、会议纪要内等进行确认)。	资料涉及部门
3	网络管理系统		1.对网络页面进行截图，有条件的报监理、发包人确认。 2.与相关方书面确认网址、账号等。	资料涉及部门
4	录音资料		明确参会人员真实身份，如称呼其全称、第三方介绍等，录音过程中对于关键信息要提炼强调。	资料涉及部门
5	录像资料		对录像时间、地点、事件等内容进行记录，对于特别重要的证据资料，可以公证方式予以留存。	资料涉及部门
6	照片资料		注意在拍摄照片时保留拍摄时间， 拍摄照片应包含主要参照物证明拍摄部位为本项目施工内容。	资料涉及部门

2.3.3 索赔注意事项

序号	索赔内容
1	做好索赔策划及职责分工。合理预见各种工期影响因素，研究合同条款，做好策划统筹，制定索赔策划书；对于过程中出现的索赔事项，制定专项索赔方案，确定合理的策略目标及底线目标，并做好职责分工。
2	做好现场履约。加强项目管理，保证项目各项履约目标的实现，避免提出索赔时被发包人反索赔。
3	做好专项方案编制。对比技术标及施工组设计方案编制赶工方案、应急处置方案、大型变更方案、停滞处理方案、劳务工人安置方案等，并取得发包人确认，作为计算费用的依据。
4	做好索赔事实确认。索赔事件发生后，先认定工期延误的事实，及时收集工期延误证据，并取得发包人或监理签字确认，随后再以事实和合同为依据提出工期、费用索赔请求。
5	避免一揽子索赔。索赔事件发生后，按合同约定的时限及程序提出索赔，一事一清，避免积少成多拖至结算时解决。
6	做好索赔报告编写。索赔报告编写应严谨规范，简明扼要，有理有据，经得起推敲，注意避免出现对立性语言。
7	把握发包人索赔权限。了解发包人索赔确认权限及底线，合理转化超过发包人权限的索赔，如转化为设计变更、技术核定单、发包人指令等，增大获批的可能性。
8	注重谈判技巧。创造良好的索赔谈判环境，向发包人反映项目客观困难，从保证项目生产的角度提出费用补偿请求，避免直接冲突，影响双方合作。
9	适当提出道义索赔。在无合同索赔权的情况下，仍可主张道义索赔，或列为结算争议项，竣工结算时做策略性放弃。
注：为利于索赔沟通，在实务操作中，无论是书面资料还是双方洽谈均应以补偿方式提出。